slider0 slider1 slider2 slider3 slider4 slider5 slider6 slider7

TRÌNH TỰ LẬP CÁC LOẠI BÁO CÁO, BIÊN BẢN, GHI SỔ BÀN GIAO CA

A – MỤC ĐÍCH – Ý NGHĨA

-   Tạo cho nhân viên bảo vệ có tác phong, nề nếp cẩn thận, rõ ràng trong các loại biểu mẫu, hồ sơ, so sánh nghiệp vụ.

-    Cho nhân viên bảo vệ làm quen với tất cả các loại tài liệu, biểu mẫu sổ sách của lực lượng bảo vệ.

-    Nhân viên bảo vệ ý thức được tầm quan trọng của các biểu mẫu, biên bản.

-    Nội dung biểu mẫu, biên bản chính là một phần trong phương án bảo vệ và công tác nghiệp vụ.

2. Ý nghĩa

-    Là cơ sở pháp lý chứng minh với các cơ quan pháp luật hoặc cơ quan hải quan và nội bộ lực lượng bảo vệ.

     VD: Nhà máy xảy ra một vụ trộm lúc 22h. Trong sổ sách thể hiện thời gian từ 22 giờ đến 24 giờ nhà máy mất điện.

 Bảo vệ phát hiện vụ trộm cât giấu trong thùng xe ->lập biên bản, xem mẫu biên bản vi phạm (vụ việc).

Chứng minh được tinh thần, trách nhiệm, ý thức công việc, ý thức nghề nghiệp của nhân viên bảo vệ.

Tạo ra sự nể phục, uy tín với khách hàng, đồng đội.

Loại trừ được sự tắc tránh, thờ ơ, sao lãng, thiếu trung thực trong công tác.

B. NHẬN THỨC

- Trong công tác bảo vệ của lực lượng bảo vệ liên quan đến rất nhiều vấn đề, có những sự việc tưởng chừng như rất nhỏ, không cần thiết nhưng thực tế khách quan lại phản ánh ngược lại.

- Vấn đề tình hình, bổ sung, chính lý các loại biên bản, biểu mẫu đã có từ lâu.           

Trong tất cả các loại ngành nghề như đặc biệt là ngành nghề liên quan đến pháp luật, nhân phẩm danh dự, mà bảo vệ là một ngành điển hình.

- Tuy ghi chép lưu trữ tài liệu có nhiều phương án khác nhau (đánh máy, ghi âm, chụp ảnh, vi tính, con người làm chứng) nhưng điều quan trọng nhất là; nhanh chóng, kiệp thời, trung thực, khách quan, có những cứ rõ ràng.

C. NHỮNG NÉT ĐẶC TRƯNG CƠ BẢN CỦA CÁC LOẠI BIỂU MẪU, BIÊN BẢN SỬ DỤNG TRONG NỘI BỘ LỰC LƯỢNG BẢO VỆ

1. Thời gian, không gian, đặc điểm, con người nơi phát sinh tài liệu.

- Nêu được ngày, giờ, tháng năm

- Họ tên, chức vụ, vị trí công tác của từng người tại thời điểm đó

- Không gian: trong nhà, ngoài trời, ngoài đường, mưa nắng …

- Thông tin cơ bản của:

  • Người vi phạm
  • Người lập biên bản
  • Người bị hại

 Địa điểm tại đâu? (phải ghi cụ thể, tránh trùng lặp, nhầm lẫn, phủ nhận…)

-  Ghi chép sạch sẽ, rõ ràng,, súc tích, trung tực khách quan. Nếu có vấn đề nào chưa rõ thì cần hỏi, thẩm tra lại.

-  Trước khi lập tài liệu phải có sự suy nghĩ tổng hợp vấn đề, tránh dài dòng.

-  Không được ghi theo ý thích chủ quan, lười biếng, tắc trách.

-  Nếu có vật chứng phải ghi rõ số lượng, màu sắc, kích thước, chủng loại, tuyệt đối không được đánh giá chất lượng cụ thể theo hình thức bên ngoài.

-  Thực tế vụ việc và khoảng cách nội dung của mẫu tài liệu có thể thừa hoặc thiếu. Vì vậy khi lập tài liệu phải chú ý để điều chỉnh nội dung cho chính xác, phù hợp nhưng chú ý đừng để hiểu nhầm, ngộ nhận

-  Khi lập xong cần phải kiểm tra lại và đọc lại cho môi người cùng nghe khi đã thống nhất thì phải có cấu kết luận cuối cùng và yêu cầu tất cả ký tên. Nếu ai có thêm bớt gì cũng cần ghi rõ và đọc lại những phần trống còn lại đều được gạch chéo.                                       

D. NỘI DUNG CẦN THỂ HIỆN

I. BÁO CÁO, BIÊN BẢN VỤ VIỆC

Gồm 3 bước

Bước 1:

Những ghi nhận xác định ban đầu của vụ việc.

      -  Có thể nhân viên bảo vệ trực tiếp phát hiện, xử lý qua sự báo cáo, tường trình phát hiện của người khác.

       -  Nêu rõ thời gian địa điểm sảy ra: Rất quan trọng vì chứng minh được tính chất vụ việc như: Cố ý, vô ý, tình cờ hay chuyên nghiệp.

  • Tên tuổi, chức vụ, nghề nghiệp, địa chỉ, điện thoại.
  • Thời gian họ phát hiện vụ việc.
  • Phát hiện bởi lý do nào? (Nghe thấy, trong thấy, nghe nghười khác kể lại).
  • Ngoài họ ra còn có ai biết việc.
  • Khi cần liên hệ với họ tại đâu.
  • Mức độ, hậu quả của sự việc (nếu có).
  • Địa điểm nắm rõ: trong nhà, ngoài trời, khu vực, số nhà, thậm chí lầu, phòng.
  • Sự việc xảy ra, sắp xảy ra đang xảy ra, đã kết thúc.

Bước 2:

    Nội dung bản chất.

a.  Bắt đầu xảy ra như thế nào?

-   Trông thấy: màu sắc, hình dáng, hành động trực tiếp – gián tiếp

-   Nghe thấy: Tiếng nỗ , tiếng kêu, tiếng đồ vỡ

-   Ngửi thấy: mùi vị như thế nào?

-   Vị trí khi chứng kiến, phát hiện sự việc: Hướng nào? Đường nà? Cao hay thấp.xa hay gần.

-   Thời gian xảy ra (khi phát hiện): lúc mấy giờ? (họ xem đồng hồ hay áng chừng).

-   Không gian: Thời tiết ra sao: mưa, nắng,âm u, có đèn hay không có đèn?

b. Khi xảy ra

-    Sự việc diễn biến ra sao?

-    Tùy loại sự cố vụ việc mà hỏi để ghi chi chính xác (cháy, nổ ,trộm, đánh nhau…)

-    Trình tự vào việc từ lúc bắt đầu đến kết thúc hoặc nửa chừng người biết việc bỏ đi.

-    Khi họ chứng kiến thì xung quanh có ai? Họ có biết những người đó không?

-    Họ có nhận định phán đáng gì về sự việc xảy ra?

-    Nếu có người, phương tiện rời khỏi địa điểm xảy ra sự việc thì: đó là ai? Phương tiện gì?  Màu sắc, biển số, số lượng, chủng loại.

Bước 3: Kết thúc sự việc:

-    Họ ghi nhận được những gì khi sự việc bắt đầu kết thúc. Hậu quả: có người bị thương, bị chết.

-    Hậu quả đó cản trở cho việc sản xuất kinh doanh hay không?

-    Khi kết thúc sự việc có ai chưng kiến.

-    Công tác bảo vệ hiện trường như thế nào?

-   Việc giải quyết hậu quả như thế nào?

-   Đã báo cáo vụ việc cho cơ quan có trách nhiệm biết chưa? Họ đã tới địa điểm xảy ra sự việc chưa? Đã có sự chỉ đạo gì?

-   Đọc lại cho tất cả mọi người cùng nghe và làm thủ tục kết thúc biên bản.

II. SỔ SÁCH BÀN GIAO CA

1. Yêu cầu

- Rõ ràng, chính xác, đầy đủ, chi tiết (tình hình diễn biến công nhân, khách ra vào cơ quan, máy móc hoạt động như thế nào, công nhân hoạt động an toàn không? An ninh chung.

- Khách quan, trung thực toàn bộ ca trực

- Giữ gìn, sạch sẽ, cẩn thận (tuyệt đối không tự tiện xé sổ, tẩy xoá, để nhàu nát).

- Chỉ có những người có trách nhiệm và được sự đồng ý của các cấp có thẩm quyền mới được cung cấp các chi tiết trong sổ bàn giao ca.

- Khi hết sổ, đổi sổ mới phải nộp sổ cũ cho chỉ huy “M”

- Phải hiểu rằng sổ bàn giao ca là tài liệu chính xác nhất, đầy đủ nhất, quan trọng nhất của lực lượng bảo vệ.

2. Nội dung phải thể hiện

a. Tình hình nhận viên bảo vệ

-   Ghi rõ ngày tháng, năm ca trực.

-   Họ và tên đầy đủ của nhân viên trực

-   Vị trí trực

-   Nếu có thay đổi, nhân viên phải ghi rõ (họ tên, lý do)

-   Nhân viên nghỉ phải ghi rõ

b. Tình hình “M” trong ca trực

-   Tuỳ tình hình “M” mà có sự ghi nhận khác nhau, (nhà máy khác công trường, khác siêu thị).

-   Thời tiết mưa to, gió lớn, nhiều mây, nóng nực, lạnh lẽo.

-   Ánh sáng: giờ tắt mở, số lượng đèn, sự cố về điện, thời gian chạy máy phát điện, sự cố ánh sáng, cháy nổ.

-   Hệ thống tường rào, đảm bảo hay không đảm bảo

Ví dụ: Cao chắc chắn hay thấp thưa, không đảm bảo công tác bảo vệ.

-    Hướng gió: Tác dụng trong công tác PCCC.

-    Giờ bắt đầu làm việc, giờ giải lao, giờ ra về của “M”.

-    Làm việc ngoài giờ : số lượng, địa điểm, thời gian làm việc, ai cho phép.

-    Những ai ở lại trong “M” ngoài giờ làm việc : tên tuổi, bộ phận, chức vụ, lý di, địa điểm.

-    Các đơn vị làm việc trong “M” nhà thầu, công ty khác.

Ví dụ: Đội vệ sinh, đội canh xanh, vào làm việc lúc nào, ở đâu? Từ mấy giờ, mấy giờ xong? . . .

-    Tài sản trong “M” là những tài sản lớn hoặc nhỏ, bảo vệ có trách nhiệm coi giữ : máy lạnh, máy vi tính, máy phát điện, xe ô tô, các loại loa, camera, xe máy, xe đạp để qua đêm.

-    Chủ quản yêu cầu nhắc nhở gì ?

-    Lực lượng bảo vệ đề nghị những gì? Nội dung, thời gian, với ai?

-    Tổng hợp số lượng khách ra vào.

-    Tổng hợp số lượng công nhân ra vào làm việc.

-    Vấn đề an toàn lao động.

-    Tình hình an ninh trật tự trong và ngoài “M”.

-    Người vào đầu tiên, người ra sau cùng trong “M” (họ tên, bộ phận nào, lúc mấy giờ).

-    Trong khi lực lượng bảo vệ làm nhiệm vụ, có những ai thuộc lực lượng bảo vệ chủ quản cùng trực.

-   Tình hình các trang thiết bị trong “M” : thang máy, hệ thống điện lạnh, bơm.

-   Tình trạng hệ thống cửa, vị trí, cửa kho, cửa, cửa văn phòng . . .) số lượng, đóng hay mở, khoá hay niêm phong và được chốt từ bên trong.

-   Nếu có người quy phạm : họ tên, lý do, ngày, giờ.

-    Thời gian đến, đi của chi huy “M”, chỉ huy khu vực, giám sát cơ động.

c. Bàn giao ca trực

-   Toàn bộ trang thiết bị của lực lượng bảo vệ.

-   Các loại sổ sách, biểu mẫu có liên quan.

-   Những vấn đề quan trọng phải bàn giao sau tiếp tục quản lý

-    Bên giao (ký), bên nhận (ký).

III. CÁC LOẠI BÁO CÁO GỬI KHÁCH HÀNG VÀ BÁO CÁO KHÁC.

-   Ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu

-    Trình bày theo thứ tự

-    Phải có tiêu đề

-    Nếu có yêu cầu cần phúc đáp thì phải ghi rõ.

Chú ý :

-   Nêu rõ gửi cho ai ? Chức vụ? Phòng ban?

-   Trình bày theo thứ tự

-   Nội dung luôn trung thực, mềm mỏng, không được dùng từ lóng dễ gây khó hiểu.

-   Ghi rõ họ tên, chức vụ người làm báo cáo.


hỗ trợ online

video - Clip

Fanpage

ĐỐI TÁC KHÁCH HÀNG

  • doitac0
  • doitac1
  • doitac2
  • doitac3
  • doitac4
  • doitac5
  • doitac6
  • doitac7
  • doitac8
  • doitac9
  • doitac10
  • doitac11
  • doitac12
  • doitac13
  • doitac14
  • doitac0
  • doitac1
  • doitac2
  • doitac3
  • doitac4
  • doitac5
  • doitac6
  • doitac7
  • doitac8
  • doitac9
  • doitac10
  • doitac11
  • doitac12
  • doitac13
  • doitac14
Về đầu trang